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Haz tu evento en Bogotá

Portada de la guía

Manual para la organización de eventos de talla mundial en Bogotá

Accede a una guía práctica con todo lo que necesitas para planificar tu evento en la ciudad. Encuentra información clave sobre modelos de operación con agentes o de manera directa, aspectos cambiarios para giros internacionales, consideraciones legales esenciales y más.

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1. Organización del evento

¿Cómo puede participar una persona no residente o extranjera en la organización de un evento MICE en Colombia?

Contenido del acordeón

Los contratos en Colombia pueden celebrarse bajo la ley colombiana, permitiendo que personas extranjeras participen en actividades comerciales sin necesidad de tener una presencia legal en el país. Entre ellos se destaca:

  • El contrato de colaboración empresarial, donde las partes se asocian para desarrollar un proyecto o actividad sin formar una nueva sociedad. 
  • El contrato de mandato que implica que el mandatario realice actos comerciales en nombre del mandante a cambio de una remuneración. 
  • El contrato de prestación de servicios el cual obliga al contratista a realizar actividades de forma autónoma a cambio de honorarios.

Una empresa extranjera puede operar en Colombia de forma temporal mediante contratos individuales o establecerse de manera permanente mediante la constitución de una sociedad, eligiendo un tipo societario adecuado según sus necesidades. Las opciones incluyen:

  • La Sociedad Anónima Simplificada (S.A.S.), ofrece flexibilidad con responsabilidad limitada y sin límite en el número de socios.
  • La Sociedad Limitada, ideal para grupos pequeños con hasta 25 socios y responsabilidad limitada al capital aportado.
  • La Sociedad Anónima (S.A.), apropiada para grandes operaciones que requieren al menos cinco accionistas.

Las empresas constituidas en Colombia deben cumplir con varias obligaciones tributarias, incluyendo el impuesto de renta del 35 % sobre la renta gravable, están sujetas a una retención en la fuente que varía según el servicio contratado (e.g., 4 % para servicios generales), el IVA general del 19 % sobre servicios, con excepciones y tarifas reducidas para ciertas actividades, y el impuesto de Industria y Comercio (ICA), que grava los ingresos generados en cada municipio donde se realicen los servicios, con tarifas que oscilan entre 0.2 % y 1 % dependiendo de cada municipio o distrito en el país.

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2. Selección del lugar

(Venue)

Icono de una persona

3. Contratación de personal

Puede realizarse con personal local o extranjero.

Según la Resolución Externa No. 1 de 2018, los pagos de servicios pueden canalizarse voluntariamente a través de un intermediario cambiario. Las empresas deben reportar pagos mediante la declaración de cambio, que clasifica la operación bajo numerales específicos:

  • Numeral 2906: para servicios empresariales, consultoría, asesoría, y desarrollo de software.
  • Numeral 2900: para viajes de negocio y pagos laborales a no residentes.

Ventajas de canalización voluntaria: la opción de no canalizar facilita el proceso para pagos de menor complejidad, aunque si se realiza el pago, se debe reportar bajo el numeral adecuado.

Icono de dinero

4. Aspectos cambiarios

Sobre los giros en el exterior.

Icono de un candado

5. Tratamiento de datos personales y contenido de los eventos

Recolección y tratamiento de datos personales: se definirá si el evento se hará por entrada libre o mediante inscripción previa, caso en el que se solicitará autorización para recolectar y tratar los datos personales de los participantes y/o asistentes. 

Mercadeo y publicidad: definir los medios, formas y canales para la promoción del evento de que se trate. 

Derechos de autor y propiedad intelectual: identificar si en el evento se van a llevar expertos, conferencistas, etc., que vayan a presentar o generar contenido que pueda ser objeto de protección de derechos de autor.

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Con un enfoque integral, acompañamos a inversionistas y organizadores de eventos de negocio en cada etapa del proceso, brindando una experiencia exitosa en Bogotá-Región. 

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