Haz tu evento en Bogotá

Manual para la organización de eventos de talla mundial en Bogotá
Accede a una guía práctica con todo lo que necesitas para planificar tu evento en la ciudad. Encuentra información clave sobre modelos de operación con agentes o de manera directa, aspectos cambiarios para giros internacionales, consideraciones legales esenciales y más.
1. Organización del evento
¿Cómo puede participar una persona no residente o extranjera en la organización de un evento MICE en Colombia?
Contenido del acordeón
Los contratos en Colombia pueden celebrarse bajo la ley colombiana, permitiendo que personas extranjeras participen en actividades comerciales sin necesidad de tener una presencia legal en el país. Entre ellos se destaca:
- El contrato de colaboración empresarial, donde las partes se asocian para desarrollar un proyecto o actividad sin formar una nueva sociedad.
- El contrato de mandato que implica que el mandatario realice actos comerciales en nombre del mandante a cambio de una remuneración.
- El contrato de prestación de servicios el cual obliga al contratista a realizar actividades de forma autónoma a cambio de honorarios.
Una empresa extranjera puede operar en Colombia de forma temporal mediante contratos individuales o establecerse de manera permanente mediante la constitución de una sociedad, eligiendo un tipo societario adecuado según sus necesidades. Las opciones incluyen:
- La Sociedad Anónima Simplificada (S.A.S.), ofrece flexibilidad con responsabilidad limitada y sin límite en el número de socios.
- La Sociedad Limitada, ideal para grupos pequeños con hasta 25 socios y responsabilidad limitada al capital aportado.
- La Sociedad Anónima (S.A.), apropiada para grandes operaciones que requieren al menos cinco accionistas.
Las empresas constituidas en Colombia deben cumplir con varias obligaciones tributarias, incluyendo el impuesto de renta del 35 % sobre la renta gravable, están sujetas a una retención en la fuente que varía según el servicio contratado (e.g., 4 % para servicios generales), el IVA general del 19 % sobre servicios, con excepciones y tarifas reducidas para ciertas actividades, y el impuesto de Industria y Comercio (ICA), que grava los ingresos generados en cada municipio donde se realicen los servicios, con tarifas que oscilan entre 0.2 % y 1 % dependiendo de cada municipio o distrito en el país.
Venues convencionales: adecuados para eventos formales (centros de convenciones, hoteles con salas de reuniones, auditorios en universidades, y centros de eventos).
Venues no convencionales: lugares como museos, jardines botánicos, estadios, parques y teatros son ideales para eventos culturales y deportivos que buscan un espacio único.
Sitios privados: estos se alquilan a través de un contrato de arrendamiento o alquiler y suelen incluir personal y servicios (p.ej., seguridad, catering, equipos técnicos).
Sitios públicos: la realización de eventos en espacios públicos requiere permisos específicos de la administración local. Estos permisos dependen del tipo de evento y del grado de complejidad, y se gestionan a través de:
- Sistema Único de Gestión (SUGA): clasifica eventos por complejidad (alta, media, baja) para definir los requisitos de seguridad, salubridad, y logística.
- Departamento Administrativo de la Defensoría del Espacio Público (DADEP): supervisa el uso de espacios públicos y puede exigir garantías financieras para asegurar la protección del espacio utilizado.
2. Selección del lugar
(Venue)
3. Contratación de personal
Puede realizarse con personal local o extranjero.
- Contrato a término indefinido y fijo: común para posiciones de largo plazo, con condiciones de beneficios laborales y seguridad social.
- Contrato por obra o labor: ideal para eventos, cubre el periodo específico de la labor contratada y no permite prórroga.
- Contrato de prestación de servicios: aplicable a servicios específicos sin relación laboral, los contratistas deben gestionar su propia seguridad social.
Obligaciones laborales: las empresas deben cubrir seguridad social (salud, pensión, riesgos laborales), y parafiscales (SENA, ICBF y Cajas de compensación) en un contrato laboral. Los trabajadores independientes deben afiliarse a salud y pensión.
Tipos de visa (entre otros)
- Visa M (Trabajador): otorga permisos laborales por hasta tres años, ideal para extranjeros en posiciones formales.
- Visa V (Asistencia técnica): aplicable para asistencia temporal sin vinculación laboral directa, con duración de hasta 180 días.
- Visa V (Prestador de servicios, obra o labor): aplicable para desempeñar labores temporalmente en Colombia bajo contrato de Prestación de servicios u contrato labora por obra o labor, por hasta dos años.
- Permisos temporales de Migración Colombia: para estadías de corta duración (15-90 días), aplican permisos como el Permiso de Turismo (PT) o el Permiso para desarrollar Otras Actividades (POA), útiles para eventos o asistencia técnica.
Requisitos adicionales: los trabajadores extranjeros deben registrar su entrada en Check-Mig y presentar documentos como la carta de invitación y el pasaje de retorno.
Según la Resolución Externa No. 1 de 2018, los pagos de servicios pueden canalizarse voluntariamente a través de un intermediario cambiario. Las empresas deben reportar pagos mediante la declaración de cambio, que clasifica la operación bajo numerales específicos:
- Numeral 2906: para servicios empresariales, consultoría, asesoría, y desarrollo de software.
- Numeral 2900: para viajes de negocio y pagos laborales a no residentes.
Ventajas de canalización voluntaria: la opción de no canalizar facilita el proceso para pagos de menor complejidad, aunque si se realiza el pago, se debe reportar bajo el numeral adecuado.
4. Aspectos cambiarios
Sobre los giros en el exterior.
5. Tratamiento de datos personales y contenido de los eventos
Recolección y tratamiento de datos personales: se definirá si el evento se hará por entrada libre o mediante inscripción previa, caso en el que se solicitará autorización para recolectar y tratar los datos personales de los participantes y/o asistentes.
Mercadeo y publicidad: definir los medios, formas y canales para la promoción del evento de que se trate.
Derechos de autor y propiedad intelectual: identificar si en el evento se van a llevar expertos, conferencistas, etc., que vayan a presentar o generar contenido que pueda ser objeto de protección de derechos de autor.
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Luisa Vásquez
Oficial Senior del Bureau de Convenciones
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Kamila Caselles
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Luz Aida Salcedo
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